Anďż˝lisis de Puestos

Definiciďż˝n

Se conoce como anďż˝lisis de puestos al proceso de obtener informaciďż˝n acerca de las tareas y las aptitudes requeridas para los diferentes puestos de una organizaciďż˝n, estableciendo quďż˝ tipo de personas deberďż˝n contratarse para ocuparlos.

El anďż˝lisis de puestos es tambiďż˝n un esfuerzo realizado con el fin de reunir informaciďż˝n sobre la organizaciďż˝n, el trabajo y los titulares, en un momento que sea ďż˝til para la toma de decisiones.

En dicho anďż˝lisis, se estudian tanto el puesto como sus requisitos, sin centrarse en la capacidad y las habilidades de la persona que lo ocupa en ese momento. Tambiďż˝n incluye la determinaciďż˝n de las habilidades, caracterďż˝sticas personales, educaciďż˝n y entrenamiento necesarios para que una persona pueda desempeďż˝ar las tareas requeridas con ďż˝xito.

El anďż˝lisis de puestos es considerado el mďż˝todo bďż˝sico con el que debe iniciarse cualquier intento de tecnificaciďż˝n, ya que a partir de ďż˝ste se puede continuar otro tipo de estudios orientados a una buena administraciďż˝n del recurso humano.

Del anďż˝lisis de puestos se derivan varios resultados de suma importancia, tales como:

descripciones del puesto
especificaciones del puesto
estructuras de clasificaciďż˝n de ocupaciones, y
sistemas de valuaciďż˝n de salarios.

Ademďż˝s resulta ďż˝til para el mejoramiento de mďż˝todos de reclutamiento, selecciďż˝n y contrataciďż˝n de personal. Tambiďż˝n sirve como apoyo para la planeaciďż˝n de recursos humanos.

ďż˝Quďż˝ informaciďż˝n se busca obtener con el anďż˝lisis de puestos?

Al realizar un anďż˝lisis de puestos, se busca obtener la siguiente informaciďż˝n:

Actividades del puesto: incluye informaciďż˝n acerca de las tareas que se realizan, determinado asimismo las razones por las cuales se llevan a cabo, y la forma y el tiempo en que se ejecutan.
Comportamiento humano: los requisitos de comportamiento estďż˝n cubiertos por cuatro factores especďż˝ficos: responsabilidad, conocimiento del puesto, esfuerzo mental, y destreza y precisiďż˝n. En muchos casos, tambiďż˝n se evalďż˝an factores tales como la sensibilidad, la comunicaciďż˝n, y la toma de decisiones en el puesto.

Mďż˝quinas, herramientas, y equipo utilizados en el trabajo; detallando acerca de los diferentes conocimientos que se requieren para su uso y los materiales con que se tiene contacto.

Criterios de desempeďż˝o: involucra los aspectos que serďż˝n evaluados al empleado en tďż˝rminos de cantidad y calidad de trabajo realizado.

Contexto del puesto: se relaciona con informaciďż˝n acerca de las condiciones fďż˝sicas del trabajo, los horarios, y los incentivos que le corresponden. Dentro de las condiciones fďż˝sicas de trabajo, deberďż˝n tomarse en cuenta la temperatura, la humedad, los ruidos, los olores, iluminaciďż˝n, ventilaciďż˝n, vibraciďż˝n, peligros mecďż˝nicos, objetos en movimiento, espacio, exposiciďż˝n a quemaduras, alturas o peligros elďż˝ctricos; y condiciones tďż˝xicas.

Requerimientos humanos: reďż˝ne informaciďż˝n con respecto a los conocimientos y las habilidades requeridas para el desempeďż˝o del puesto bajo evaluaciďż˝n. Se toman en cuenta factores tales como la educaciďż˝n necesaria, la capacitaciďż˝n y la experiencia laboral requeridas, y los atributos personales necesarios en cuanto a aptitudes, caracterďż˝sticas fďż˝sicas, personalidad, intereses, etc.

Pasos para la Realizaciďż˝n de un Anďż˝lisis de Puestos

Existen seis pasos bďż˝sicos para realizar un anďż˝lisis de puestos:

Paso 1	Debe iniciarse por identificar el uso que se le darďż˝ a la informaciďż˝n del anďż˝lisis de puestos, ya que esto ayudarďż˝ a determinar quďż˝ tipo de datos es necesario reunir. Asimismo, dependiendo de la informaciďż˝n que se desee obtener, deberďż˝ escogerse la tďż˝cnica de recopilaciďż˝n de datos mďż˝s adecuada.
Paso 2	Como segundo paso, resulta ďż˝til revisar toda aquella informaciďż˝n previa que estďż˝ disponible, ya sean organigramas, diagramas de proceso, o descripciones de puesto. Todo esto servirďż˝ de apoyo y referencia a la hora de realizar el estudio.
Paso 3	Una vez realizado lo anterior, deberďż˝n seleccionarse posiciones representativas para analizar. Esto aplica cuando, por ejemplo, existen muchos puestos similares, por lo cual podrďż˝a resultar sumamente difďż˝cil el analizar todos y cada uno de ellos.
Paso 4	Seguido, habrďż˝ de analizarse el puesto, considerando toda aquella informaciďż˝n relacionada con las actividades que involucra, la conducta humana requerida, las condiciones de trabajo, y los requerimientos humanos especďż˝ficos. Para obtener esta informaciďż˝n, habrďż˝ de utilizarse cualquiera de las tďż˝cnicas para el anďż˝lisis de puestos que se describen mďż˝s adelante.
Paso 5	Una vez recopilada la informaciďż˝n, es necesario revisarla con los participantes y el superior de cada uno de ďż˝stos. Lo anterior ayudarďż˝ a determinar si el anďż˝lisis efectuado contiene la informaciďż˝n correcta y completa. En este paso, se le brinda la oportunidad a la persona entrevistada para que sugiera cualquier modificaciďż˝n que considere adecuada en cuanto a las actividades que desempeďż˝a y las funciones que realiza.
Paso 6	Como ďż˝ltimo paso, deberďż˝ elaborarse una descripciďż˝n y especificaciďż˝n del puesto. La descripciďż˝n es un documento escrito de las diferentes actividades y responsabilidades del puesto, asďż˝ como de sus caracterďż˝sticas importantes, sus condiciones generales, y los riesgos inherentes a ďż˝ste. El perfil del puesto, en cambio, resume las cualidades personales, caracterďż˝sticas, capacidades, y antecedentes requeridos para desempeďż˝ar el puesto con ďż˝xito.

Mďż˝todos para la recolecciďż˝n de informaciďż˝n

La recolecciďż˝n de informaciďż˝n usualmente se lleva a cabo con la participaciďż˝n de un especialista de recursos humanos, el supervisor (o jefe), y la persona evaluada. Existen varias formas de recopilar la informaciďż˝n necesaria. Las mďż˝s comunes son:

Entrevistas

Existen tres tipos de entrevistas que se pueden utilizar para obtener datos para el anďż˝lisis de puestos: la entrevista individual, la entrevista colectiva, y la entrevista con los supervisores.

La entrevista individual es aquella que se realiza con un solo individuo, recopilando informaciďż˝n acerca del puesto que ďż˝ste desempeďż˝a.
La entrevista colectiva se lleva a cabo con un grupo de empleados que desempeďż˝an el mismo trabajo. De esa manera, se obtiene la informaciďż˝n necesaria de manare rďż˝pida y a bajo costo.
La entrevista con los supervisores, por otro lado, se lleva a cabo debido a que muchas veces ďż˝stos conocen a fondo todo lo relacionado con los puestos a su cargo.

Para la realizaciďż˝n de la entrevista misma, es importante que el entrevistado entienda perfectamente el objetivo de ďż˝sta, ya que puede darse el caso que sea interpretada como una evaluaciďż˝n directa. Si eso sucede, puede mermar la colaboraciďż˝n del entrevistado.

La entrevista presenta la ventaja de que permite descubrir rďż˝pidamente las actividades y comportamientos que no pueden ser observados ni recopilados mediante un organigrama o estructura similar. Sin embargo, se encuentra sujeta a la posible distorsiďż˝n de informaciďż˝n, ya sea por parte del entrevistado o del entrevistador.

Observaciďż˝n

Esta es especialmente ďż˝til para los trabajos que constituyen actividades fďż˝sicas observables (empleados de limpieza, lďż˝neas de ensamble, etc.). Por lo regular, la observaciďż˝n se utiliza como complemento de las entrevistas. Una forma de llevarla a cabo es durante la realizaciďż˝n del trabajo mismo, alentando al empleado para que explique las actividades adicionales que realiza y que no se hayan observado en ese momento.

Una de sus limitaciones principales es que no resulta apropiada cuando el puesto requiere de una gran cantidad de trabajo mental (el cual resulta difďż˝cil de medir), o cuando se participa en actividades que pueden ocurrir sďż˝lo ocasionalmente.

Bitďż˝cora del participante

Consiste en un registro de las actividades realizadas diariamente por un trabajador. Debido a que dicho listado debe ser elaborado por el mismo empleado, presenta el inconveniente de que ďż˝ste puede manipular la informaciďż˝n con el fin de crear una mejor imagen de sďż˝ mismo.

Redacciďż˝n de las Descripciones de Puestos

Una vez recopilada la informaciďż˝n necesaria, puede procederse a redactar las descripciones de puestos. Una descripciďż˝n de puesto es una lista de las tareas, responsabilidades, relaciones, condiciones de trabajo y responsabilidades de supervisiďż˝n de un puesto en particular.

A continuaciďż˝n, se detallan las diferentes secciones utilizadas para la elaboraciďż˝n de descripciones de puestos dentro de la Corporaciďż˝n, aunque debe tenerse en cuenta que ďż˝stas pueden variar de acuerdo a la naturaleza y los objetivos de cada empresa:

Informaciďż˝n General

Contiene informaciďż˝n acerca del nombre y la ubicaciďż˝n del puesto, seďż˝alando para ello la secciďż˝n, el departamento, la gerencia, la empresa, y el ďż˝rea a la que pertenece. Tambiďż˝n indica el puesto que lo supervisa, y el superior a este ďż˝ltimo.

Actividades realizadas

Consiste en un listado de las diferentes actividades realizadas, detallando la frecuencia y la importancia relativa de ďż˝stas.

Informaciďż˝n del puesto

Contiene informaciďż˝n acerca de todos aquellos aspectos que ataďż˝en al puesto en sďż˝, tales como la supervisiďż˝n, la comunicaciďż˝n, y los requisitos necesarios para ocuparlo.

A continuaciďż˝n se muestran cada una de las subsecciones que componen esta secciďż˝n:

Supervisiďż˝n ejercida	Detalla el nďż˝mero de puestos que supervisa de manera directa o indirecta. Incluye tambiďż˝n una breve descripciďż˝n de la forma en que ďż˝stos son supervisados por el puesto bajo anďż˝lisis.
Comunicaciďż˝n	Contiene informaciďż˝n acerca de la relaciďż˝n laboral mantenida con diversos puestos y personas, tanto dentro de la empresa, como fuera de ďż˝sta.
Supervisiďż˝n recibida	Trata acerca de los diferentes puestos que lo supervisan, indicando la manera en que ďż˝stos ejercen dicha supervisiďż˝n sobre el puesto evaluado.
Toma de decisiones	Enumera las decisiones mďż˝s importantes que el puesto puede tomar en determinado momento, sin previa autorizaciďż˝n de su superior inmediato.
Ubicaciďż˝n dentro de la estructura organizacional	Contiene un organigrama que presenta los dos puestos que se encuentran en niveles inmediatamente superiores al puesto que estďż˝ siendo analizado. Asimismo, permite identificar a aquellos puestos que se encuentran al mismo nivel organizacional y en niveles inferiores a ďż˝ste (subalternos).
Requisitos del puesto	Analiza los diferentes requisitos necesarios para el desempeďż˝o del puesto, considerando factores tales como el nivel acadďż˝mico, habilidades especiales, experiencia laboral, y otros requisitos varios.

Usos de la informaciďż˝n del anďż˝lisis de puestos

La informaciďż˝n obtenida a partir de un anďż˝lisis de puestos resulta sumamente ďż˝til para la toma de decisiones relacionadas con diferentes actividades de la administraciďż˝n de recursos humanos.

Entre esas actividades se encuentran las siguientes:

Valuaciďż˝n de puestos

El anďż˝lisis de puestos proporciona la informaciďż˝n necesaria para desarrollar un mďż˝todo objetivo de valuaciďż˝n de puestos, ya que ayuda a determinar los grados relativos de destreza o de dificultad en los puestos. Esto permitirďż˝, asďż˝, asegurar pagos equitativos de sueldos y salarios.

Reclutamiento y Selecciďż˝n

Entre la informaciďż˝n que proporciona el anďż˝lisis de puestos, se encuentran los requerimientos necesarios para desempeďż˝arlo. Esto ayuda a definir el perfil de personas a reclutar y contratar para un puesto en oposiciďż˝n.

Compensaciones

Un correcto anďż˝lisis de puestos permite establecer las compensaciones adecuadas de acuerdo a la capacidad requerida, el nivel de educaciďż˝n, y los riesgos de seguridad de un puesto en particular.

Evaluaciďż˝n del Desempeďż˝o

Dado que este tipo de evaluaciďż˝n consiste en comparar el desempeďż˝o real de cada empleado con el rendimiento deseado, el anďż˝lisis de puestos ayuda a establecer aquellos criterios que deben alcanzarse y que servirďż˝n como base para realizar una mediciďż˝n objetiva.

Capacitaciďż˝n

La informaciďż˝n del anďż˝lisis de puestos tambiďż˝n serďż˝ ďż˝til para diseďż˝ar los programas de capacitaciďż˝n y desarrollo requeridos, detectando las ďż˝reas que necesitan ser reforzados.

Asignaciďż˝n de Responsabilidades

Mediante este anďż˝lisis, es posible identificar las actividades faltantes o sobrantes de determinado puesto, pudiendo entonces asignar las responsabilidades a de una manera mďż˝s eficiente.

Asesorďż˝a Vocacional

El anďż˝lisis de puestos proporciona al encargado de la orientaciďż˝n vocacional, ideas claras y precisas acerca de las labores y requisitos de los puestos, asďż˝ como del adiestramiento y la experiencia necesarias para ellos. Tambiďż˝n sirve de base para brindar consejo adecuado a las personas inexpertas o a cualquiera que necesite orientaciďż˝n.

Seguridad Industrial

La ingenierďż˝a de seguridad industrial hace uso del anďż˝lisis de puestos para localizar las fuentes potenciales de peligros ocupacionales, desarrollando los procedimientos de seguridad que eliminen o minimicen estos peligros.

Sanidad Industrial

El cansancio y las enfermedades de trabajo pueden originarse por la naturaleza del puesto, asďż˝ como por el ambiente que lo rodea. De igual forma, la informaciďż˝n acerca de las exigencias fďż˝sicas para determinados puestos, resulta ďż˝til para el departamento mďż˝dico para decidir acerca de las necesidades conexas de los empleados en la realizaciďż˝n de sus tareas.

Relaciones Laborales

El buen entendimiento entre la administraciďż˝n y los trabajadores, descansa, en gran parte, en las declaraciones precisas sobre funciones y responsabilidades que tienen todos los puestos dentro de la organizaciďż˝n. Dicha informaciďż˝n tambiďż˝n es resultado de los anďż˝lisis de puestos.

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