Inducci�n de Personal
Concepto
Los primeros d�as de trabajo son esenciales para informarle al empleado acerca de los aspectos generales de la empresa; as� como de los pormenores del puesto que va a ocupar. Tambi�n debe aprovecharse �ste tiempo, para presentarle al resto del personal y familiarizarlo con el lugar de trabajo.
Sherman y Bohlander (1994) definen la orientaci�n como un "proceso formal que consiste en familiarizar a los empleados nuevos con la organizaci�n, su trabajo y su unidad de trabajo".
En un programa de inducci�n se explican aspectos relacionados con la misi�n de la empresa, sus normas, sus pol�ticas y procedimientos; as� como aquellos aspectos relevantes de la misma. Es el departamento de Recursos Humanos de la empresa el responsable de coordinar las actividades de orientaci�n de los empleados nuevos.
Prop�sito
El prop�sito de la inducci�n es orientar a los nuevos empleados para que desarrollen actitudes positivas con respecto al trabajo que desempe�an y la importancia de �ste para la organizaci�n. Los tres prop�sitos principales de la inducci�n son:
- Facilitar la adaptaci�n del nuevo empleado a la organizaci�n
- Tanto en el aspecto formal como informal. Siendo as�, el nuevo colaborador debe conocer espec�ficamente las funciones del puesto que desempe�ar�. El programa de inducci�n busca aprovechar el entusiasmo y la creatividad que suelen tener los empleados nuevos, proporcionando la base necesaria para lograr un ajuste entre �ste y la organizaci�n, con el fin de lograr su motivaci�n, compromiso y productividad.
- Proporcionar informaci�n respecto a las tareas y las expectativas de desempe�o
- Los colaboradores necesitan saber exactamente qu� se espera de ellos, as� como contar con informaci�n pormenorizada de las tareas principales que desarrollan. Esto les permite conocer, tambi�n, que normas deben satisfacer para poder optar a ascensos e incrementos salariales.
- Reforzar una impresi�n favorable
- Por �ltimo, se busca formar una buena impresi�n de la empresa en el trabajador reci�n llegado, calmando los temores que �ste pudiera tener. Adem�s, se le debe dar a conocer los aspectos positivos de la organizaci�n.
Beneficios de la Orientaci�n
La implementaci�n de un programa de inducci�n, bien dirigido, proporciona diversos beneficios tanto para la organizaci�n como para el empleado. Es por ello que se hace necesario que se dedique el tiempo suficiente para hacer que los nuevos empleados se sientan bienvenidos y que tengan una mayor identificaci�n con la empresa.
Para la empresa puede representar:
- Bajo costo en reclutamiento y entrenamiento
- Bajo �ndice de rotaci�n de personal
- Mejor disposici�n de los empleados
- Mayor productividad
- Reducir la ansiedad del empleado
- Exigir al trabajador el cumplimiento de sus obligaciones.
Al empleado le permite:
- Conocer sus obligaciones particulares: lugar, tiempo y modo de la prestaci�n del servicio
- Saber cu�l es su posici�n dentro de la empresa
- Conocer las pol�ticas de la empresa: Remuneraci�n, prestaciones, procedimientos de pago.
- Adaptarse r�pidamente a su entorno laboral y tener un mejor desempe�o.
- Le prepara de acuerdo con los requisitos definidos en la descripci�n del cargo a ocupar.
Responsables de un programa de inducci�n
El desarrollo exitoso de un programa de inducci�n requiere de la colaboraci�n de diversas personas. Usualmente, el departamento de Recursos Humanos es el responsable de coordinar las actividades que se llevar�n a cabo con el prop�sito de informar a los empleados nuevos, acerca de aspectos que no se encuentran directamente bajo la direcci�n del supervisor; tales como condiciones de empleo, pago y prestaciones.
El jefe inmediato y los compa�eros de trabajo, por su parte, sirven de gu�a a los empleados nuevos, proporcion�ndoles diariamente informaci�n acerca de diferentes aspectos de relevancia relacionados con el funcionamiento del departamento y la organizaci�n en general. Es importante que antes de la llegada de un nuevo trabajador, el jefe haga saber al resto del grupo que se integrar� un nuevo miembro al equipo. Adem�s, puede solicitarse la ayuda de algunos de los miembros del departamento para que sirvan de gu�a al nuevo trabajador. Lo anterior, adem�s de servir como una buena fuente de referencias para el reci�n ingresado, proporciona un mensaje de cohesi�n y bienvenida.
El jefe inmediato es el responsable, adem�s, de presentar al nuevo colaborador con sus compa�eros de departamento. Debe establecer una comunicaci�n franca y directa con �l, expres�ndole confianza sobre todo en el desempe�o de su trabajo; as� como explic�ndole las fortalezas, debilidades del puesto y lo que le gusta y le disgusta en el desempe�o de ese puesto. Es necesario presentar al nuevo empleado un panorama realista acerca del puesto que ocupar�, ya que si �l mismo es quien descubre las debilidades de la posici�n, puede existir el riesgo de una confrontaci�n con la realidad y esto provocar su retiro de la empresa
Contenido de un programa de inducci�n
Un programa de inducci�n consta de tres etapas principales:
- Se proporciona informaci�n general acerca de la compa��a. En esta parte se cubren aspectos que ata�en al personal, tal como las pol�ticas, las normas, los procedimientos y los sueldos y salarios. Adem�s, se muestra c�mo el departamento encaja con el funcionamiento del resto de la organizaci�n.
- En la segunda etapa, el jefe inmediato debe informar al trabajador acerca de aspectos relevantes al departamento, los requerimientos del puesto y la seguridad. Esto puede ir acompa�ado de una visita por el departamento y una sesi�n en la cual se aclaren las dudas del trabajador. El jefe debe explicar con claridad las expectativas en el desempe�o y las reglas espec�ficas existentes.
- La �ltima etapa conlleva la evaluaci�n y el seguimiento de la inducci�n impartida. Usualmente �sta es realizada por el departamento de Recursos Humanos conjuntamente con el jefe inmediato. Durante las primeras semanas el supervisor debe trabajar con el nuevo colaborador para aclarar informaci�n y asegurarse de su integraci�n al grupo de trabajo. Despu�s de un mes del ingreso del trabajador a la organizaci�n, debe darse el seguimiento necesario con el fin de determinar la efectividad del programa de inducci�n. Para este fin puede llevarse a cabo evaluaciones a trav�s de entrevistas, cuestionarios, encuestas y grupos de an�lisis. Esta evaluaci�n debe hacerse tambi�n al a�o del ingreso del trabajador.
Actividades espec�ficas del programa
En las etapas de un programa de inducci�n, usualmente se llevan a cabo las siguientes actividades:
- Reuni�n con el personal de nuevo ingreso el primer d�a de trabajo.
- Explicaci�n pormenorizada sobre el contenido del manual de bienvenida, el cual generalmente contiene los siguientes apartados:
- Historia de la organizaci�n
- Objetivos de la organizaci�n
- Horarios, d�as de pago, etc.
- Art�culos que produce y/o servicios que presta
- Estructura de la organizaci�n, localizando el puesto de en cuesti�n
- Pol�ticas y normas de la empresa
- Prestaciones
- Ubicaci�n de servicios: comedor, consultorio m�dico, etc.
- Reglamento interior de trabajo
- Plano de las instalaciones
- Informaci�n general que pueda resultar de inter�s para el nuevo trabajador
- Visita a las instalaciones de la empresa.
- Presentaci�n del candidato con el personal de la empresa, especialmente con aquellos departamentos con los cuales se tendr� m�s contacto.
- Informaci�n acerca de los detalles propios de la realizaci�n del trabajo.
Recomendaci�n
Dada la importancia del programa de inducci�n, debe contarse con un plan que permita desarrollar el proceso de manera efectiva, considerando los temas que deban incluirse y los m�todos que ser�n utilizados para organizarlos y presentarlos. Las siguientes son algunas gu�as que pueden resultar �tiles a la hora de conducir un programa de este tipo:
- Uso de una lista de verificaci�n
- Una lista de verificaci�n es aquella que contiene todos los puntos que habr�n de cubrirse durante el proceso de inducci�n. Esta resulta �til para asegurarse de que se le proporcion� toda la informaci�n prevista.
- Concentrarse en lo importante
- La inducci�n debe concentrarse en la transmisi�n de la informaci�n m�s relevante, tales como aspectos de seguridad e higiene y aquellos relacionados directamente con el trabajo. La informaci�n de menor importancia puede ser aprendida por el trabajador m�s adelante.
- Desarrollo de un paquete de orientaci�n
- Un paquete de orientaci�n es un conjunto de documentos que contienen informaci�n acerca de la empresa. Usualmente, �ste es entregado al trabajador cuando ingresa para que sea le�do en su tiempo de ocio.
- Reducci�n de la ansiedad del empleado
- Con el fin de que el trabajador se encuentre menos ansioso a su ingreso y que pueda adaptarse con mayor facilidad al puesto y a la empresa, deben tomarse en cuenta los siguientes aspectos:
- Asegurar a las personas reci�n contratadas que tienen muchas posibilidades de �xito
- Fomentar que hagan preguntas y busquen ayuda
- Decirle que hagan caso omiso de los comentarios negativos
- Exhortarlos a establecer amistad con sus supervisores
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